Статьей 4 Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» от 25.11.2011 № 323-З установлено, что государственные органы, иные организации и ИП обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов Национального архивного фонда и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов.
Поэтому если кто-то полагает, что накопившиеся в процессе деятельности предприятия документы являются не более чем его собственностью, которая бесполезно занимает место в офисе, и никому до условий их хранения дела нет, он глубоко заблуждается. Более того, важно знать, что ст. 23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно за причинение им непоправимых повреждений - наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин.
Обеспечить надлежащее ведение документооборота в организации и хранение создаваемых и накапливающихся документов невозможно без номенклатуры дел, которая выполняет функции:
Указателя основных направлений деятельности любой организации;
Схемы группировки (распределения) исполнительных документов по тематическим комплексам (делам);
Базы для индексации документов и дел;
- указателя сроков хранения дел;
Схемы построения справочной картотеки на неисполненные документы в делопроизводстве и архиве организации;
Основы для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
Учетного документа в архиве организации для дел временного хранения (до 10 лет включительно).
Согласно п. 150 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), номенклатура дел организации - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатуре дел посвящена глава 10 Инструкции.
Кто составляет номенклатуру дел
В больших организациях разработка и составление номенклатуры дел проходит с непосредственным участием службы документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ), на которую возлагается документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях организации единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства. Служба ДОУ, в свою очередь, может включать в свою структуру такие подразделения, как общий отдел, секретариат, канцелярия, архив и пр. В таких организациях, как правило, вопросы делопроизводства и документооборота хорошо отлажены.
Данная статья, однако, в большей степени предназначена для организаций, где нет необходимости создавать службу ДОУ как отдельное структурное подразделение или иметь в штате хотя бы одного специалиста соответствующего профиля. В таких организациях приказом руководителя должен быть назначен ответственный за архив, который, по сути, и выполняет если не все, то значительную часть функций службы ДОУ.
Ответственным за архив назначается работник, который по своим основным обязанностям связан с документооборотом (секретарь, юрисконсульт, бухгалтер). В его должностной инструкции, помимо основных обязанностей, прописываются еще и обязанности ответственного за архив.
Указанный работник разрабатывает Положение об архиве организации, которое согласовывается с государственной архивной службой (архивом по личному составу при гор-, райисполкоме, администрации района) и утверждается руководителем.
В организации должна быть также постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК), которая создается для организации и проведения работы по экспертизе ценности управленческой документации и подготовке ее к передаче на архивное хранение либо к уничтожению. ЭК назначается приказом руководителя организации в составе не менее трех человек из наиболее квалифицированных специалистов под председательством, как правило, одного из заместителей руководителя. В состав комиссии в обязательном порядке включаются ответственное за архив лицо (назначается секретарем ЭК) и главный бухгалтер. Положение об ЭК также утверждается руководителем организации, а до того подлежит согласованию с государственной архивной службой.
Таким образом, назначив ответственное за архив лицо, создав ЭК, разработав и утвердив в установленном порядке Положение об архиве организации, Положение об ЭК, можно приступать непосредственно к разработке номенклатуры дел. К выполнению этой задачи привлекаются все работники организации (руководители структурных подразделений), в процессе деятельности которых образуются документы, подлежащие включению в номенклатуру дел.
Следует также помнить, что номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего года, а согласовывается с государственным архивом и утверждается руководителем не позднее, чем в конце декабря текущего года. Несвоевременно составленная номенклатура приводит к существенным нарушениям, в результате которых документы нового года неправомерно включаются (подшиваются) в дела прошлого года. Рано или поздно такие дела придется расформировывать (перешивать), что требует больших затрат времени. Во вновь созданной организации номенклатура составляется в любое время года, как только начинается деятельность данной организации, а затем - к началу каждого календарного (делопроизводственного) года.
Общие требования к составлению номенклатуры дел
Различают три вида номенклатур: типовая, примерная и номенклатура дел отдельной организации (конкретная). Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами ДОУ министерств для подведомственной сети. Объектом нашего внимания является конкретная номенклатура дел, то есть номенклатура дел конкретной организации. Ее еще называют сводной, так как в больших организациях она составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел строится по структурному либо структурно-функциональному принципу.
Поскольку мы определились, что данная статья посвящена составлению номенклатуры дел в небольших организациях, где, как правило, нет устойчивой структуры либо она невелика, то сразу заметим, что номенклатуру дел таких организаций удобнее строить по функциональному принципу, присваиваякаждому разделу соответствующий индекс. Самая простая схема такой номенклатуры может выглядеть следующим образом: 01 - «Руководство»; 02 - «Кадры»; 03 - «Бухгалтерия».
Составление номенклатуры дел - ответственная задача, требующая вдумчивого отношения к ее выполнению. Поэтому аналитическая работа, предшествующая подготовке номенклатуры, может и должна вестись в течение всего года. Если структура организации и ее задачи существенно в течение года не изменились, тогда достаточно уточнить действующую номенклатуру и вновь в установленном порядке оформить ее подписание и утверждение.
Подготовка качественной номенклатуры дел экономит трудозатраты на ее переработку и составление в последующий год (или даже несколько лет).
Для составления номенклатуры дел используются учредительные документы организации, положения о ее структурных подразделениях, планы, отчеты, должностные инструкции работников, штатное расписание и другие документы, характеризующие задачи и функции организации в целом и ее структурных подразделений, а также типовые и ведомственные (отраслевые) перечни документов. Эти перечнипредставляют собой справочные пособия, в которых в виде определенных статей (пунктов) записаны наименования групп документов, образующихся в различных отраслях деятельности организаций, указаны виды документов, вопросы их содержания и сроки хранения. В настоящее время в Республике Беларусь действует Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень). Он устанавливает единые сроки хранения и является обязательными для применения организациями всех организационно-правовых форм и всех форм собственности. Прежде чем приступать к разработке номенклатуры дел организации, необходимо внимательно ознакомиться с этим документом.
Одно из главнейших требований к номенклатуре дел (а в дальнейшем и к формированию документов в дела) заключается в том, что в одно дело включаются документы по ряду объединяющих признаков (номинальному, предметно-вопросному, корреспондентскому и т.д.) или их сочетанию и с одинаковым сроком хранения. Помещать в одно дело документы разной значимости с различными сроками храненияне допускается.
Заполнение граф номенклатуры дел
Форма номенклатуры дел организации, приведенная в приложении 10 к Инструкции по делопроизводству, включает 5 граф, которые заполняются соответствующим образом.
В графе 1 проставляются индексы (номера) дел, включенных в номенклатуру. Индекс дела в нашем случае будет состоять из установленного индекса раздела номенклатуры и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах данного раздела. Например, 01–12, где 01 указывает на раздел номенклатуры - «Руководство», 12 - на порядковый номер дела. Дела, в которых откладываются документы по проблемам, разрешаемым в течение 2 и более лет, включаются в ежегодный экземпляр номенклатуры дел под одним и тем же индексом.
Индекс дела, указанный в номенклатуре, затем используется при нумерации дел (папок) и регистрации документов.
В графу 2 вносятся заголовки (наименования) дел, которые представляют собой краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
Заголовок дела должен быть кратким, четким и соответствующим смысловому содержанию документов, группируемых в деле. В состав заголовка входит название темы (содержание) дела с указанием рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, планы, протоколы, отчеты, акты и др.). Неправильно будут озаглавлены дела, в которых вместо вида документа указывается действие, например «Проверки финансово-хозяйственной деятельности…» вместо «Акты проверок финансово-хозяйственной деятельности…». Все заголовки дел в номенклатуре пишутся полностью, не допускается применение слов «то же» при перечислении повторяющихся заголовков. Не допускается употребление в заголовках некорректных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел в номенклатуре в последующем должны совпадать с их заголовками на обложках соответствующих дел. Вообще же, чтобы заголовки вашей номенклатуры дел были грамотными, не постесняйтесь позаимствовать их из Перечня.
Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре зависит от их значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих органов, затем располагаются группы организационных документов (уставы, положения), распорядительные документы организации, планы, отчеты, переписка и другие группы документов. Внутри групп документов заголовки дел также располагаются по степени их важности. Так, в группе плановых документов первыми идут годовые планы, затем квартальные и месячные; то же относится и к отчетам: годовой отчет, квартальный и месячный. В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими органами, затем со сторонними организациями. Остальные дела систематизируются с учетом степени их важности по мере убывания. Формы, используемые для регистрации, учета документов, рекомендуется располагать в конце раздела. Таким образом, в каждом разделе дела располагаются, как правило, в порядке убывания сроков их хранения (которые указываются в графе 4).
Если в течение года в организации будут возникать новые, ранее не предусмотренные документы (дела), то они вносятся в номенклатуру дополнительно, для чего в каждом разделе номенклатуры оставляют несколько резервных номеров (пустых линеечек). Каждый раздел номенклатуры целесообразно начинать с новой страницы.
Графа 3 «Количество дел» заполняется после завершения дел делопроизводством и окончания года. В ней указывается количество частей (томов) по каждому наименованию. Поскольку каждое дело (папка) с документами не должно превышать 250 листов (30–40 мм толщины), при большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением следующего.
В графе 4 проставляют сроки хранения дел со ссылкой на соответствующие пункты Перечня. К слову, полное название Перечня указываются в конце номенклатуры дел.
В Перечне сроки хранения документов подразделены по двум группам организаций (графы 3 и 4 перечней). В графе 3 указаны сроки хранения документов в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, их документы после ведомственного хранения поступают в соответствующие госархивы. Заметим, что к таким организациям относятся и негосударственные организации и предприятия. В графе 4 определены сроки хранения документов в организациях, которые не являются источниками комплектования госархивов. Документы, образовавшиеся в таких организациях, как правило, не имеют практического значения, поэтому в перечнях для них установлены временные сроки хранения (до 10 лет включительно). При составлении номенклатуры дел, в том числе и в негосударственных организациях, следует исходить из сроков хранения, указанных в графе 3 Перечня.
Произвольное снижение сроков хранения документов не допускается. В то же время по решению экспертной комиссии, если того требует специфика деятельности организации, сроки хранения некоторых документов могут быть увеличены. Предусмотренная перечнями отметка ЭПК (экспертно-проверочная комиссия), поставленная к сроку хранения некоторых видов документов, проставляется также и в номенклатуре дел. Она означает, что, в отличие от других документов временного срока хранения, отдельные документы, относящиеся к этой группе, по своему содержанию могут иметь не только практическую, но и научно-исследовательскую ценность. Поэтому они отбираются на постоянное хранение при проведении экспертизы ценности документов после окончания делопроизводственного (календарного) года.
Если в Перечне не отражены сроки хранения некоторых документов, то они определяются экспертной комиссией организации. В этом случае в графе 4 номенклатуры дел вместо ссылки на пункт Перечня проставляется отметка ЭК (экспертная комиссия): «3 года. ЭК».
Сроки хранения документов, оформляемых в организациях на различных носителях (электронные документы, документы на микропленке и проч.), соответствуют срокам хранения аналогичных документов на традиционных (бумажных) носителях, включенных в перечни.
Следует заметить, что исчисление сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания дел делопроизводством.
В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. Здесь также оговариваются особенности передачи документов в ведомственные архивы и на государственное хранение, дополнительные условия выделения документов к уничтожению или условия их хранения в течение определенного срока (например: «После проведения налоговой проверки», «После увольнения» и т.п.).
Заключительные положения
Номенклатура дел подписывается руководителем делопроизводственной службы, а в нашем случае - лицом, ответственным за архив (наименование должности указывается в соответствии со штатным расписанием и должностной инструкцией: секретарь, юрисконсульт, бухгалтер и т.д.), согласовывается с экспертной комиссией организации и государственной архивной службой, а затем утверждается руководителем организации.
По окончании каждого делопроизводственного года (то есть в I квартале очередного года) в номенклатуре делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) по форме, приведенной в приложении 12 к Инструкции по делопроизводству. Очень важно итоговую запись заполнить своевременно, поскольку здесь указывается количество заведенных в течение года дел с разными сроками хранения: постоянным, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет, а также количество переходящих дел. Итоговая запись заверяется лицом, ответственным за архив.
Номенклатура дел составляется, как правило, в четырех экземплярах: первый экземпляр хранится в канцелярии, второй - в структурных подразделениях, третий - в архиве организации, четвертый - в государственной архивной службе. Очевидно, что количество экземпляров номенклатуры дел определяется структурой организации, наличие двух экземпляров обязательно.
Бесспорный характер номенклатуры дел определяется ее нормативным статусом. Статьей о процедурах, обязательных для придания данному документу юридической силы, мы завершаем цикл методических материалов, посвященных разработке номенклатуры дел организации.
Итак, четвертый и последний этап в алгоритме разработки номенклатуры дел - оформление ее проекта, подписание , согласование и утверждение .
Сводная номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации или по образцу общего бланка, причем содержательная часть документа должна быть представлена в форме таблицы с установленным названием граф (см., например, Методические рекомендации, приложение № 19):
В графе 1 проставляются в валовом порядке индексы (номера дел) , включенных в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения (кода) раздела (структурного подразделения) и порядкового номера заголовка дела в пределах данного раздела. Индексы обозначаются парами арабских цифр, оформленных через дефис.
Например:
01-01, где 01 – код структурного подразделения (например, секретариат) и 01 – номер заголовка дела в данном разделе (в секретариате).
В конце каждого раздела номенклатуры дел оставляются резервные номера (не более 3) для отражения дел, которые могут быть заведены вновь в делопроизводственном году. Рекомендуется по возможности (но необязательно) сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных разделах номенклатуры дел, а для переходящих дел (т.е. делопроизводство по документам, содержащимся в них, не закончено) индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел из систематизированных карточек или базы данных переносятся заголовки дел (томов, частей) . В течение года заголовки дел могут уточняться в процессе формирования документов дела.
Графа 3 в момент оформления номенклатуры дел как планового документа не заполняется, она заполняется по итогам календарного/делопроизводственного года. В ней арабскими цифрами рядом с заголовками дел проставляется фактическое количество томов, частей с документами данного дела, заведенных в делопроизводстве.
Из систематизированных карточек с заголовками дел в графу 4 переносятся сроки хранения документов, номера статей по конкретному перечню или ссылки на статьи, пункты и подпункты законодательных актов и других нормативных правовых документов, на основании которых установлен срок хранения документов данного дела.
В графе 5 «Примечание» указываются название перечня документов, по которому устанавливаются сроки хранения документов дела, проставляются отметки «В электронном виде», «Переходящее» , отметки о лицах, ответственных за формирование дела и обеспечение его сохраннояти и т.п.
Подписывает сводную номенклатуру дел руководитель службы делопроизводства. На документе оформляются:
- виза руководителя архива организации или лица, ответственного за архивное хранение документов;
- гриф согласования с экспертной комиссией организации (если она образована);
- гриф согласования с архивным учреждением (обычно согласование оформляется протоколом заседания ЭПК архивного учреждения), если организация сдает документы в государственный или муниципальный архив и является источником их комплектования.
Процедура согласования номенклатуры дел с архивным учреждением проводится не реже одного раза в 5 лет и осуществляется в обязательном порядке при коренном изменении структуры, направлений деятельности и функций организации, когда обязательной становится разработка новой номенклатуры дел.
Номенклатура дел оформляется в государственных органах и муниципальных учреждениях в четырех экземплярах , в негосударственных – в трёх .
Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства.
Второй экземпляр передаётся в государственный или муниципальных архив, с ЭПК которого согласовывалась номенклатура дел.
Третий экземпляр хранится в архиве организации или у лица, ответственного за архивное хранение.
Четвертый является рабочим экземпляром, который после утверждения номенклатуры дел служба делопроизводства направляет в структурные подразделения в виде копии/выписок соответствующих разделов в качестве обязательного плана формирования дел в следующем календарном/делопроизводственном году.
Сводная номенклатура дел утверждается руководителем организации (грифом утверждения руководителем в федеральных органах исполнительной власти или приказом руководителя негосударственной организации) и регистрируется в общем потоке организационных или распорядительных документов.
По окончании года заполняется графа 3 номенклатуры дел и оформляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей). Итоговые записи к номенклатуре дел каждого структурного подразделения передаются ответственными за делопроизводство в подразделениях в службу делопроизводства. Итоговая запись к сводной номенклатуре дел организации, т.е. количественные характеристики документального фонда, направляются в обязательном порядке службой делопроизводства в государственный или муниципальный архив (если документы организации передаются на соответствующее хранение) или в архив организации (лицу, ответственному за архив), если документы не передаются в государственный или муниципальный архив. Итоговая запись к номенклатуре дел подписывается руководителем службы делопроизводства, а отметка о передаче итоговых сведений в архив подписывается сотрудником, передавшим сведения, с указанием должности, расшифровки подписи и даты передачи. Например:
обществе с ограниченной ответственностью «ХХХ»
|
По срокам хранения |
Всего | В том числе: | ||
| переходящих | с отметкой "ЭПК" | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | |
| Постоянного | 10 | 6 | 0 | |
| Временного(свыше 10 лет) | 12 | 0 | 10 | |
| Временного (до 10 лет включительно) | 48 | 8 | 2 | |
| Итого: | 70 | 14 | 12 | |
Руководитель службы ДОУ подпись И.О. Фамилия
20.01.2013
Итоговые сведения переданы в архив.
Специалист отдела делопроизводства подпись И.О. Фамилия
22.01.2013
Скачать пример оформления заголовочной части и некоторых статей номенклатуры дел (структурного типа) в формате
Таким образом, с помощью номенклатуры дел осуществляется систематизация документального фонда организации и идентификация каждого документа с учетом его подлинности или копийности и формы представления (бумажной или электронной). А указание должности ответственного за обеспечение сохранности дел (категорий документов) позволяет организационно правильно осуществлять по акту прием-передачу дел по должности в случае увольнения или перевода руководителей соответствующих подразделений.
Ответственность за подготовку номенклатуры дел структурного подразделения возлагается на его руководителя, который организует составление номенклатуры и принимает участие в ее разработке. Непосредственно разрабатывает проект номенклатуры секретарь или работник, отвечающий за делопроизводство в структурном подразделении, с привлечением других специалистов этого подразделения. Работники службы делопроизводства и архива учреждения (лицо, ответственное за архив) оказывают методическую помощь в ее составлении и оформлении, в частности в редактировании заголовков дел, проверке и уточнении сроков их хранения. Для уточнения сроков хранения отдельных категорий документов привлекают соответствующих специалистов.
Номенклатура дел на следующий календарный год составляется на основании изучения документов по всем вопросам деятельности структурного подразделения. Руководитель вместе с работниками определяют круг вопросов, которыми будет заниматься подразделение следующего года, а также категории документов, которые будут отражать эту деятельность, уточняют сроки хранения отдельных групп документов.
При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться основными организационными документами учреждения (устав, положения, штатное расписание, положение о подразделении), а также планами и отчетами о работе, типовым и ведомственными (отраслевыми) перечнями документов со сроками их хранения. Номенклатура дел должна охватывать всю документацию структурного подразделения, в т. ч. внутреннюю документацию и получаемую извне. В номенклатуру дел включаются также электронные документы. Переходящие дела, которые ведутся в течение нескольких лет, вносят в номенклатуру дел под одним индексом.
Вместе с тем, в номенклатуру дел не включаются:
o печатные издания;
o брошюры;
o справочники;
o реферативные журналы;
o экспресс-информацию и т.д.
Не следует механически переносить из старой номенклатуры, а также примерной номенклатуры названия дел, которые фактически не заводят.
Требования относительно формы и содержания номенклатуры дел
Форма номенклатуры дел структурного подразделения состоит из пяти граф (см. приложения 60,61).
Графа 1 - индекс дела. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь условное обозначение - индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения по штатному расписанию или по классификатору структурных подразделений учреждения и порядкового номера дела в пределах подразделения. Например, 04-12 означает, что 04 - это индекс отдела кадров, 12 - порядковый номер дела по номенклатуре. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.
Вторая 2 - заголовок дела (тома, части).
Документы после их исполнения группируют в дела, которым придают названия (заголовки), в сжатой, обобщенной форме отражают состав и содержание помещенных в них документов. Не разрешается применение в заголовках дел неконкретных формулировок ("материалы", "общее переписки", "входящая корреспонденция", "исходящая корреспонденция", "дело с отчетностью" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
При формулировании заголовков дел используют такие признаки формирования дел, как номинальный, авторский, корреспондентский, предметно-вопросительный, хронологический, географический. Документы формируют в дела на основе отдельного признака или сочетания признаков.
Номинальная признак указывает на вид документов, подшиваются в их дела. автора определяют на основании таких реквизитов документа, как название учреждений и-а втора, подпись (в письмах, обращениях граждан, а также в распорядительных документах). Корреспондент определяется по реквизиту "получатель" и чаще всего используется при составлении заголовков дел с перепиской. Основным признаком, что должно быть отражено при составлении заголовка, является предметно-питальна, то есть из заголовка должно быть понятно, о чем говорится в документах дела. Хронологическая признак предполагает указание на то, за какой период времени сгруппированы документы. Как правило, к делам подшивают документы одного делопроизводственного года, но есть и дела переходные, то есть такие, к которым подшиты документы за несколько лет. Географическая признак используется реже, как правило, в тех случаях, если в деле группируются документы нескольких авторов или корреспондентов, объединенных по территориальному признаку.
Заголовок дела состоит из элементов, размещаемых в такой последовательности:
o название вида дела (переписка, журнал, книга и т.д.) или вида документов в деле (приказы, протоколы, акты и т.п.);
o корреспондент или адресат (название организации, которой адресованы или от которой получены документы);
o название региона (территории), с которым связано содержание документа;
o даты (период), к которому относятся документы дела;
o указание на наличие в деле копий документов (в случае необходимости). В некоторых случаях разрешается изменять порядок размещения элементов заголовка в зависимости от логической последовательности. Например, в заголовке "Годовые отчеты ректоров высших учебных заведений г. Киева по проведению вступительных экзаменов" географическая признак (м. Киев) предшествует предметно-вопросительной.
В заголовках судебных, следственных, личных (персональных) и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью ведения делопроизводства по одному конкретному вопросу, употребляется термин "дело", например: "Личное дело", "Личное дело", "ваше дело".
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, не связанные последовательностью ведения делопроизводства, употребляется термин "документы", а после него в скобках указываются основные виды документов дела, например:
Документы (планы, акты, справки) о подготовке железнодорожных станций к работе в зимних условиях.
Термин "документы" употребляется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо законодательного, нормативного или распорядительного акта, например:
Документы к протоколам заседаний ученого совета института.
В данном случае расшифровка видов документов не является обязательным. Применение таких терминов, как "материалы" и "документальные материалы", государственными стандартами не предусмотрено.
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, указывается вид документа во множественном числе и автор документов, например,
Протоколы заседаний экспертной комиссии.
В заголовках дел с перепиской отмечают корреспондента и краткое содержание документов, например:
Переписка с Министерством финансов Украины об утверждении и изменении штатов.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с автотранспортными предприятиями области о техническом состоянии машин и механизмов.
В заголовках дел с перепиской с разными корреспондентами, последние не указываются, например:
Переписка об организации семинара по повышению квалификации работников служб делопроизводства.
В одно дело могут быть сгруппированы документы нескольких авторов или корреспондентов, которые находятся на определенной территории (область, район), например:
Отчеты высших учебных заведений Одесской области о стажировке молодых специалистов.
В заголовках дел, содержащих планово-отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, полгода, год), в течение которого создано документы, например:
Полугодовые планы финансовых мероприятий.
Годовой отчет о бронирование военнообязанных.
При группировании к делу статистических форм в заголовке указывают название формы, а в скобках - ее номер или условное обозначение (шифр), например:
Годовые отчеты предприятий о состоянии условий труда, льготах и компенсациях за работу в неблагоприятных условиях (ф. № Й-ПВ).
Размещение заголовков дел в номенклатуре должна соответствовать степени важности решаемых вопросов и учитывать взаимосвязь документов, включенных в конкретных дел. Такая систематизация необходима для быстрого поиска конкретного дела на основе установившегося порядка их расположения.
Как правило, первой размешивают группу дел, что включает документы органов высшего уровня (указы, постановления, приказы, поручения); далее обычно придерживаются следующего порядка: группа организационно-распорядительной документации самого учреждения (устав, положения, приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов), организационные документы, относящиеся к деятельности структурного подразделения (положение о подразделении, должностные инструкции), планово-отчетная документация, переписка; завершают номенклатуру учетно-справочные виды документов (книги, журналы, картотеки).
В каждой из этих групп документы также желательно размещать по степени их важности. Сначала отмечают заголовки дел постоянного хранения, затем - длительного, и в конце - временного срока хранения. В планово-отчетной группе заголовки также размещают по степени их важности, например: годовые планы, далее - квартальные, месячные. В группе переписки первыми размещают дела, содержащие переписку с органами высшего уровня, затем - переписка со сторонними и подведомственными учреждениями. При наличии значительного количества корреспондентов переписки размещается по алфавиту корреспондентов или административно-территориальных (географических) названий.
В номенклатуре дел не разрешается вместо полного или частичного заголовка применять слова "то самое".
Графа 3 номенклатуры - количество дел, томов, частей их заполняют в конце календарного года.
В графе 4 указывают сроки хранения документов на основании Перечень типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень типовых документов) , а также ведомственных (отраслевых) перечней документов со сроками их хранения.
Для определения сроков хранения документов необходимо найти соответствующую статью в Перечне типовых документов, для удобства пользования которым составлен указатель видов документов.
Напротив каждого заголовка дела в номенклатуре указывают срок хранения со ссылкой на определенную статью Перечня типовых документов с учетом всех примечаний, например: 5 г. ст. 406; 75 г. в. 519.
Для дел, сформированных из копий (вторых экземпляров документов), всегда устанавливается срок хранения - "пока не пройдет потребность" независимо от срока хранения оригиналов документов (в т. ч. и для документов постоянного срока хранения).
При трудностях с определением срока хранения дела из-за разнородности ее документов допускается делать ссылки на ряд статей (в т. ч. различных перечней, если используются ведомственный и типичный).
В случае указания нескольких статей они отделяются друг от друга запятыми, а срок хранения указывают согласно статье, устанавливает наибольший срок хранения.
Для документов, не предусмотренных действующими перечнями, сроки хранения документов определяются на основании их изучения ЭК учреждения, которая согласовывает сроки с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) соответствующего государственного архива или ЭК органа высшего уровня, при он существует. При этом в номенклатуре дел делается примечание: "Срок хранения
установлено ЭПК (название государственного архива), протокол №_від_";
"Срок хранения установлен ЭК (название органа высшего уровня), протокол №_від_".
в графе пять "Примечание" делаются отметки о переходящих делах, о делах, которые ведутся в электронном виде, об открытии и включении новых дел, о должностных лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в архив учреждения или других учреждений для их продолжения и т.д.
Номенклатура дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах не позднее 15 ноября каждого года секретарем или работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, обязательно согласовывается с руководителем архива учреждения (лицом, ответственным за архив), подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства для подготовки сводной номенклатуры дел учреждения.
в Течение делопроизводственного года структурные подразделения обеспечивают ведение номенклатур дел, в частности при необходимости включают в них по согласованию со службой делопроизводства и архивом новые дела, не предусмотренные действующей номенклатурой дел, применяя при этом резервные индексы в конце номенклатуры.
в Конце года номенклатуру дел структурного подразделения обязательно закрывают итоговой записью, в котором указываются количество и категории фактически заведенных за год дел. Экземпляр итогового записи, подписан лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, передается в службу делопроизводства.
Организация информационно-справочной работы с исполненными документами невозможна без их правильной систематизации.
Стоит отметить, что основой систематизации документов в делопроизводстве будет их правильная классификация для размещения в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующие дела.
Дело — ϶ᴛᴏ документ или совокупность документов, ᴏᴛʜᴏϲᴙщихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.
Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.
Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации , Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Это объясняется огромной значимостью ϶ᴛᴏго документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти.
Функции номенклатуры дел
Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения.
Изучим ее основные функции:
- Номенклатура дел будет основой для размещения и поиска документов по папкам.
- Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел.
- Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и будет пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности.
- Номенклатура дел — учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения.
- Номенклатура дел — основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.
Виды номенклатур дел
Различаются три вида номенклатур дел : типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и будет нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на кᴏᴛᴏᴩые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.
Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Стоит заметить, что они будут методическими пособиями и могут быть использованы организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.
Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, кᴏᴛᴏᴩые могут появиться в будущем.
При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами организации (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.
Рисунок № 5.1. Форма номенклатуры дел организацииНоменклатура дел состоит из разделов, ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующих структурным подразделениям. Первым разделом должна быть служба докумен- тационного обеспечения управления, так как там хранятся документы руководства организации. В небольших организациях, где не существует четкой структуры, разделами номенклатуры могут быть основные направления деятельности (организационно-распорядительная, планирование, финансирование, управление персоналом и т. п.)
В номенклатуру включают заголовки дел для группировки всех документов, поступающих или создаваемых в организации. Свои индексы имеют справочные журналы и картотеки. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. Не включаются в номенклатуру заголовки печатных изданий (книг, буклетов, брошюр)
Сводная номенклатура дел организации (рис 5.1) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений (рис. 5.2)
В первой графе указывается индекс дела. Стоит заметить, что он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-02, где 01 — наименование структурного подразделения (канцелярия), а 02 — порядковый номер заголовка дела («Стоит сказать - положение о канцелярии и должностные инструкции сотрудников»)
Во вторую графу включается ключевой элемент номенклатуры — заголовок дела.
Заголовок должен максимально точно отражать содержание и состав документов, включенных в дело. Заголовок обычно состоит из следующих элементов:
- название вида дела (дело, переписка, журнал и т.п.) или название вида и разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);
- название адресата или корреспондента;
- краткое содержание документов дела;
- название местности, с кᴏᴛᴏᴩым связано содержание документов;
- даты (период), к кᴏᴛᴏᴩым относится содержание дела;
- указание на копийность документов.
Набор элементов не всегда будет полным и будет определяться характером документов, сгруппированных в дело.
Заголовки дел не должны содержать неконкретные, расплывчатые формулировки («разные материалы, входящие документы» и т.п.) Подумайте, в какой папке легче найти нужный документ: «Общая переписка» или «Переписка со средними школами Восточного округа по вопросам организации работы школьных библиотек»?
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в заголовок может выноситься название «Документы», но в конце в скобках указываются виды документов. Например: «Документы о проведении конференций (программы, списки, доклады)». Также термин «документы» применяется в заголовках дел, содержащих документы-приложения.
Внутри разделов заголовки дел располагаются по степени их важности. В начале располагают дела, содержащие учредительные, организационные и распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагают перед заголовками дел с приказами руководителя организации.
Затем следуют заголовки дел содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, переписку, документы, отражающие специфику деятельности структурного подразделения.
Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту названий.
Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. В ней указывается количество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. В случае если документов образуется больше, заводится следующая папка с данным же заголовком и индексом. Стоит сказать, для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. По϶ᴛᴏму информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года.
В четвертой графе указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. Важно заметить, что одним из основных справочников для определения сроков хранения будет Перечень типовых документов. Также источниками для определения сроков хранения будут типовые и примерные номенклатуры. Сроки хранения электронных документов ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. В одно дело не могут объединяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок.
Пятая графа «Примечания» служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п. Стоит сказать, для дел, состоящих из электронных документов и баз данных, в ϶ᴛᴏй графе проставляется отметка «в электронном виде».
Таблица в готовой номенклатуре должна быть заполнена полностью, за исключением графы 3, кᴏᴛᴏᴩая заполняется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. В случае если дело с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 страниц, то его крайне важно делить на тома (части) В графе 3 напротив таких дел проставляется количество томов, т.е. количество единиц архивного хранения.
Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с архивом и подписывается руководителем структурного подразделения.
Рисунок № 5.3.
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, визируется руководителем архива, подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления, согласовывается с экспертной комиссией организации. Организации, передающие документы на государственное хранение, передают проект номенклатуры на согласование экспертно-проверочной комиссии ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующего архива. Необходимость согласования номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти с архивом установлена Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации.
В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
В конце календарного года каждое структурное подразделение в выписке номенклатуры дел организации составляет итоговую запись (рис 5.3)
Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».
На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.
ФАЙЛЫ
Роль документа
Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.
Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:
- он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
- группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
- обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
- определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.
Какие дела включать в номенклатуру
В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.
Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.
Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.
Когда формируется документ
Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.
Кто ведет номенклатуру дел
Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.
Правила составления
Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:
- наименование организации,
- номер и дата составления,
- перечень документов,
- подписи ответственных лиц.
В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.
Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.
Правила оформления
Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.
Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.
Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.
Образец составления номенклатуры дел
